Desde que las personas comenzaron a trabajar a distancia, hace algunas décadas, las compañías han estado interesadas en los prospectos de incrementar la productividad, reducir costos y obtener acceso a un banco de talentos mucho más grande.

Entonces, ¿por qué algunas organizaciones están cosechando los beneficios del teletrabajo, pero otras no? Las condiciones son aparentemente ideales: más y más personas están escogiendo laborar en forma remota y los avances en la tecnología mantienen el ritmo.

Aproximadamente el 94 por ciento de los hogares estadounidenses tiene acceso a internet de banda ancha – uno de los habilitadores más importantes para el trabajo a distancia. Los trabajadores también tienen acceso a una gama de herramientas que les permiten hacer videoconferencia, colaborar en documentos compartidos y manejar complejos flujos de trabajo con colegas alrededor del mundo.

Entonces ¿Cuál es el problema?

La respuesta es simple: Muchas compañías se enfocan demasiado en la tecnología y no lo suficiente en el proceso. Esto es semejante a tratar de mejorar el desempeño de un plantel deportivo comprando mejor equipamiento. Esos ajustes, por sí mismos, podrían resultar en avances menores, pero el cambio real requiere un retorno a lo fundamental.

El trabajo exitoso a distancia se base en tres principios centrales:

+ Comunicación: Puede ser difícil explicar ideas complejas en un ambiente virtual, especialmente si las personas no pueden hacer preguntas y discutir en tiempo real. La falta de interacción cara a cara limita las señales sociales, lo que puede llevar a malos entendidos y generar conflictos. Muchas veces, para compartir en forma efectiva información que es compleja o personal, usted necesita observar el lenguaje corporal, el tono y la inflexión de la voz y ser capaz de ver aquello sobre lo que se habla. Para estos propósitos, la videoconferencia es el mejor substituto de hablar personalmente.

La frecuencia de la comunicación también importa. Ofrecer actualizaciones habituales, responder rápidamente a los mensajes y estar disponible en momentos importantes (especialmente cuando los colegas están ubicados en diferentes zonas horarias) reduce la probabilidad de obstáculos y desarrolla la confianza.

+ Coordinación. En ocasiones, coordinar trabajadores remotos puede sentirse como coreografiar a un grupo de nado sincronizado cuyos integrantes llevan vendas sobre los ojos. Todos deberían trabajar armónicamente, pero las personas suelen no saber qué están haciendo las otras y cómo todo se une en una rutina mayor. Por eso es importante crear procesos formales que simulen los modos informales en que tocamos base cuando estamos cerca físicamente –llegar al escritorio de un colega, por ejemplo, o almorzar juntos. Estas interacciones sirven como correctores de curso. En ausencia de ellos, es mucho más probable que las personas se descarrilen.

Sin embargo, el sólo tener procesos no es suficiente. Los gerentes deben diseñarlos e imponerlos hasta que sean completamente asimilados. También necesitan evaluar a los miembros del equipo con base en qué tan bien se adhieren al protocolo. De otro modo, regresarán a sus antiguos hábitos.

+ Cultura. Este principio es especialmente importante para los equipos virtuales, pero también para los individuos que trabajan a distancia. Ya que estas personas raramente se encuentran cara a cara con sus compañeros, tienden a enfocarse en las tareas e ignorar al equipo. Esto puede funcionar durante algún tiempo, pero usted debe desarrollar una cultura para alentar el compromiso y sostener su desempeño en el largo plazo.

Si las reuniones en persona no son posibles y un “dispensador de agua” virtual se siente forzado, usted puede agendar regularmente llamadas informales –ya sea individuales o en grupo. Estas podrían no ser tan efectivas como el pasar tiempo juntos personalmente, pero tienen los mismos objetivos: reconocer a los miembros remotos del equipo como seres humanos, entender cómo se sienten y conocer sus vidas fuera de la oficina.